Odkiaľ legálne vziať kontakty na firmy (a prečo kúpená databáza za tisíce eur nie je odpoveď)

Skôr či neskôr príde tá otázka: „Komu vlastne máme volať?” A hneď za ňou ponuka na kúpu databázy 50 000 slovenských firiem za 1 200 €.

Takú databázu sme videli viackrát. Zvyčajne má tri problémy: je stará (e-maily z nej padajú, firmy už neexistujú), je rovnaká, akú má konkurencia (tie isté firmy dostávajú tie isté e-maily) a neviete, odkiaľ tie dáta sú, čo je pri GDPR nepríjemné, lebo zodpovednosť za spracovanie nesiete vy, nie ten, kto vám ju predal.

Dobrá správa: väčšina toho, čo v takej databáze je, je verejne dostupná. Zlá správa: musíte si to poskladať. Tento článok je o tom, ako.

Čo vlastne potrebujete vedieť o firme, aby ste ju mohli osloviť

Skôr než začneme so zdrojmi, zoznam kontaktov nie je zoznam e-mailov. Použiteľný riadok obsahuje:

Údaj	Načo je
Názov + IČO	jednoznačná identifikácia, faktúra, ďalší research
Adresa a mesto	regionálne cielenie, osobná návšteva
Web	overenie, čím sa firma zaoberá a ako komunikuje
Telefón	najvyššia odpoveďová miera pri malých firmách
E-mail	oslovenie, ktoré sa dá poslať vo väčšom počte
Kontaktná osoba	aby e-mail nešiel „všeobecne firme”
Veľkosť / obrat	či má firma na vašu ponuku
Segment	aby ste posielali relevantnú ponuku

Bez IČO je riadok slabý: nedá sa doplniť financiami, nedá sa fakturovať, nedá sa jednoznačne overiť. Bez kontaktnej osoby vám e-mail skončí na info@, kde má priemerná firma odpoveďovú mieru pod jedno percento.

Zdroj 1: Register právnických osôb: základ a IČO

Kde: rpo.statistics.sk, orsr.sk

Dostanete: presný názov, IČO, právnu formu, sídlo, dátum vzniku, konateľov a predmety činnosti.

Silná stránka: je to autoritatívne a aktuálne. Konateľ z registra je vaša kontaktná osoba, pri malých a stredných firmách je to zvyčajne priamo človek, ktorý rozhoduje.

Slabá stránka: nenájdete tam telefón ani e-mail a nedá sa dobre vyhľadávať podľa toho, „čo firma robí”. Predmety činnosti sú príliš široké a firmy ich majú zapísaných dvadsať.

Zdroj 2: Register účtovných závierok: veľkosť a peniaze

Kde: registeruz.sk

Dostanete: obrat, zisk, majetok, vlastné imanie, niekedy počet zamestnancov, za viac rokov, takže vidíte aj trend.

Toto je krok, ktorý väčšina ľudí vynechá, a pritom najviac šetrí čas. Keď vopred viete, že firma má obrat 90 000 €, nebudete jej posielať ponuku za 12 000 €, a naopak firmu s obratom 4 milióny neoslovíte návrhom za 400 €, ktorý pre ňu nie je zaujímavý ani na prečítanie.

Podrobnejšie o čítaní týchto čísel sme písali v článku ako si overiť firmu pred obchodným hovorom.

Zdroj 3: Google Maps: telefón, web a segment

Registre nemajú telefóny. Mapy áno.

Google Maps je v skutočnosti najpraktickejší zdroj kontaktného jadra pre lokálne a maloobchodné firmy: názov, adresa, telefón, web, kategória (kaviareň, autoservis, zubná ambulancia), otváracie hodiny, hodnotenia.

A hlavne. Dá sa v nich hľadať presne tak, ako myslíte: „autoservisy v Žilinskom kraji”. To v obchodnom registri neurobíte.

Slabá stránka: žiadne IČO a názov na mape často nie je právny názov firmy („Kaviareň Zrnko” vs „ZRNKO GASTRO s. r. o.”). Preto potrebujete štvrtý zdroj.

Zdroj 4: Web firmy: IČO, e-maily a to, čo o sebe firma hovorí

Toto je krok, ktorý spája predošlé dva. Na webe každej seriózne fungujúcej firmy je IČO, len nie na titulnej stránke:

• v pätičke (najčastejšie)
• v obchodných podmienkach
• v reklamačnom poriadku
• v sekcii kontakt
• v ochrane osobných údajov (tam býva aj presný právny názov a adresa)

Keď z webu vytiahnete IČO, môžete firmu spárovať s registrom, a tým doplniť právny názov, konateľa a financie. Z „kaviarne z Google Maps” sa stane úplný riadok.

Popri tom z webu získate aj priame e-maily (často lepšie než info@), informáciu, či má firma e-shop, a odkazy na sociálne siete.

Ako to poskladať dohromady

Poradie, ktoré funguje najlepšie:

1. Mapy → nájdite firmy podľa segmentu a regiónu (kontaktné jadro: názov, adresa, telefón, web)
2. Web firmy → vytiahnite IČO, e-maily, e-shop
3. Register podľa IČO → právny názov, právna forma, konateľ ako kontaktná osoba
4. Register závierok → obrat, zisk, trend → podľa toho zoznam zoraďte a odfiltrujte
5. Deduplikujte podľa IČO (a tam, kde IČO nie je, podľa názvu + mesta)

Realistické očakávanie, aby ste neboli zaskočení: kontaktné jadro (názov, adresa, telefón) sa podarí takmer vždy, web asi u štyroch z piatich firiem, e-mail približne u dvoch z troch a IČO · ak ho hľadáte aj na webe, nie len párovaním názvu · okolo polovice až dvoch tretín. Zvyšok sú živnostníci a malé prevádzky, ktoré na webe nemajú nič. To je normálne; dôležité je, aby ste to vedeli dopredu a nepovažovali to za chybu.

Čo na to GDPR (a čo ľudia najčastejšie pletú)

Nie sme právna kancelária a toto nie je právne poradenstvo, pri väčšej kampani sa poraďte s právnikom. Ale základné rozdiely stojí za to poznať, lebo sa mýlia veľmi často:

Firemné údaje nie sú osobné údaje. IČO, adresa sídla, info@firma.sk alebo obrat spoločnosti s ručením obmedzeným sa netýkajú fyzickej osoby. Údaje o živnostníkovi sú iný prípad. Tam ide fakticky o osobu.

Meno konateľa v registri je verejné, ale je to osobný údaj. Že je verejne dostupný, neznamená, že s ním môžete robiť čokoľvek: znamená to, že ho môžete spracúvať na základe oprávneného záujmu, ak je spracovanie primerané a človek má možnosť sa ohradiť.

B2B oslovenie na Slovensku sa opiera o oprávnený záujem, nie o súhlas: ale platia podmienky, ktoré sa dajú splniť ľahko: pošlite ponuku, ktorá naozaj súvisí s podnikaním adresáta, jasne uveďte, kto ste, povedzte odkiaľ máte kontakt, a dajte jednoduchú možnosť odhlásiť sa. Keď niekto povie „už nepíšte”, zapíšte to a rešpektujte.

Čo je problém: kúpené databázy neznámeho pôvodu (neviete preukázať zdroj), scrapovanie osobných profilov na sociálnych sieťach, obchádzanie technických ochrán webu a e-maily posielané v tisícoch bez toho, aby dávali adresátovi zmysel.

Preto je vlastný zoznam z verejných zdrojov nielen lacnejší, ale aj lepšie obhájiteľný. Presne viete, odkiaľ každý údaj máte.

Čo je najväčšia chyba pri tvorbe zoznamov

Nie je to počet. Je to cielenie.

Zoznam 500 firiem „všetko na Slovensku” je horší než zoznam 40 firiem, ktoré majú spoločné to, že rástli, majú e-shop bez platby kartou a sídlia v jednom kraji. Prvý zoznam vyzerá impozantnejšie a nefunguje; druhý sa dá osloviť tak, že to vyzerá ako osobný e-mail, pretože ním aj je.

Preto zoznam vždy filtrujte skôr, než začnete písať. Aspoň podľa veľkosti (obrat), regiónu a jedného signálu, ktorý súvisí s vašou ponukou.

Ak to nechcete skladať ručne

Postup vyššie je presne ten, ktorý sme zautomatizovali v Leady: zadáte segment (napr. „kaviarne”), región a počet firiem, a dostanete zoznam, kde už je spárované všetko: názov, IČO, konateľ ako kontaktná osoba, adresa, web, telefón, e-mail, sociálne siete aj indikátor e-shopu. V CSV, Exceli aj PDF.

Prvá firma je zdarma, aby ste si overili, či sú dáta také, aké potrebujete, a na ktorúkoľvek firmu zo zoznamu si potom viete objednať hĺbkový podklad na oslovenie.

---

Zhrnutie: kontakty netreba kupovať. Mapy dajú telefón a segment, web IČO a e-maily, registre právny základ, konateľa a financie. Spojené a odfiltrované je to lepší zoznam než hocijaká kúpená databáza, a viete o každom údaji, odkiaľ je.